Hinweisgeber

In Deutschland gibt es seit Juli 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz. Ziel des Gesetzes ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden.

Im BWMK wurde daher eine externe, neutrale Ombudsperson für die Annahme von Hinweisen auf Gesetzesverstöße beauftragt.

Wir bitten Sie, uns zu helfen Missstände aufzudecken und Fehlverhalten zu erkennen.

Sie sind davor geschützt, dass Ihre Hinweise für Sie zu Benachteiligungen im Unternehmen führen.

Unser Hinweisgebersystem, das durch unsere Ombudsperson betrieben wird, steht grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Dritte sein.

Welche Hinweise umfasst sind und welche Angaben Sie machen können, erfahren Sie nachstehend:

 

Hinweisgeber-Richtlinie

Respekt und Wertschätzung jedem einzelnen Menschen gegenüber prägen das BWMK.

Wie auch andere Organisationen sind wir nicht davor geschützt, dass etwas falsch läuft oder Fehler passieren. Uns ist es wichtig Fehlverhalten, Machtmissbrauch, Diskriminierung, Betrug, Korruption und weitere Verhaltensweisen, die unseren Beschäftigten, Klienten und dem Unternehmen schaden, zu erkennen, aufzudecken und aufzuarbeiten.

Seit 2018 gibt es im BWMK die Beschwerdestelle, die zuständig ist für die Anliegen, der Menschen, die wir in unseren Angeboten begleiten. Die europäische Gesetzgebung hat nunmehr die EU-Whistleblower-Richtlinie beschlossen, die mit dem deutschen Hinweisgebergesetz in Deutschland umgesetzt wurde. Daher gibt es zusätzlich eine Meldestelle (Ombudsperson), an die sich Beschäftigte der BWMK-Gruppe wenden können, wenn ihnen Gesetzesverstöße oder dem Unternehmen schädliche Verhaltensweisen auffallen. Für Beschwerden oder sonstige Hinweise können Sie sich selbstverständlich, wie bisher auch, an direkte Vorgesetzte wenden oder an unsere Beschwerdestelle.

Diese Hinweisgeberrichtlinie erklärt, was Sie tun können, wenn Ihnen gesetzliche Verstöße auffallen.

Sie gilt für alle Beschäftigten in der BWMK-Gruppe.

Unser Hinweisgebersystem, das durch unsere Ombudsperson betrieben wird, steht grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Dritte sein.

 

Was ist ein Hinweisgeber?

Hinweisgeber sind Personen, die Informationen über Gesetzesverstöße melden oder offenlegen.

In Deutschland gilt das Hinweisgeberschutzgesetz. Dieses besagt, dass Hinweisgeber vor Nachteilen geschützt werden, wenn sie Informationen über Gesetzesverstöße melden.

 

Welche Hinweise können gemeldet werden?

Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht vor, dass Personen geschützt werden, die Verstöße gegen das EU-Recht in bestimmten Bereichen melden – etwa wenn es um öffentliche Aufträge, Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Lebensmittel, öffentliche Gesundheit, Verbraucher- und Datenschutz geht.

Das deutsche Hinweisgebergesetz schließt auch deutsche Gesetze, wie beispielsweise Arbeitsrecht, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Strafrecht und weitere ein.

Eine ungerechtfertigte Beschuldigung anderer trotz besseren Wissens ist kein Hinweis, der nach dieser Richtlinie und den gesetzlichen Regelungen geschützt ist.

 

Wohin wende ich mich bei Hinweisen auf Verstöße und Verdachtsfälle?

1. Ombudsperson

Die Ombudsperson ist eine externe neutrale Vermittlungsstelle zwischen Unternehmen und Hinweisgeber:innen. Die Ombudsperson kann kontaktiert werden, wenn Hinweisgeber:innen Verstöße gegen europäische und deutsche Gesetze vermuten und im Zweifel nicht wissen, an wen sie sich vertrauensvoll wenden können.

An die Ombudsstelle können auch Hinweise erteilt werden, um präventiv einen Sachverhalt aufzulösen, der zu einem Verstoß führen könnte. Außerdem kann dort auch geklärt werden, ob ein Sachverhalt das Risiko eines Verstoßes birgt.

Die BWMK Gruppe hat eine Kanzlei als Ombudsperson beauftragt. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Richtlinie.

2. Externe Meldestelle

Neben unseren internen Stellen und der Ombudsperson können auch externe Stellen (z.B. Meldestellen des Bundes oder der Länder für Hinweisgeber, Ermittlungsbehörden) von Hinweisgeber:innen genutzt werden.

 

Welche Aufgaben hat die Ombudsperson?

Die neutrale Ombudsperson

• nimmt vertraulich Informationen mit Verdacht auf Verstöße/Unregelmäßigkeiten auf.
• schützt die Identität der Hinweisgeber:innen (anwaltliche Verschwiegenheitspflicht).
• bewertet Streitigkeiten unabhängig.
• wägt die Argumente der Beteiligten ab.
• ordnet Risiko, Schaden und Kosten ein.
• beachtet datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO, BDSG).
• berichtet zur Klärung vertraulich an die interne zuständige Stelle sowie ggf. andere zuständige Stellen (z.B. Leitungsorgane) in der BWMK-Gruppe.

 

Welche Angaben sollten Hinweise enthalten?

Bitte bedenken Sie, dass sämtliche Angaben, die Sie machen, zu Entscheidungen führen können, die für die Beschäftigten des BWMK und für Dritte Konsequenzen haben können. Daher bitten wir Sie, uns die Informationen zur Verfügung zu stellen, die nach bestem Wissen richtig und vollständig und so konkret wie möglich formuliert sind. Hilfreich ist es, wenn Sie bei einer Schilderung des Sachverhalts die folgenden Fragen berücksichtigen:

• Was ist passiert? (Genaue Beschreibung des verdächtigen Vorfalls und dessen Umstände)
• Wer hat gehandelt? (z.B. Namen beteiligter Personen)
• Wo und wann ist es passiert? (Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer, Häufigkeit etc.)
• Wer hat außer Ihnen das verdächtige Verhalten wahrgenommen?
• Welche weiteren hilfreichen Informationen gibt es noch?

 

Wie gehen Sie und wir mit Hinweisen um?

Typischerweise gilt für Hinweise das folgende Verfahren:

1. Sollten Sie in der gemeldeten Angelegenheit selbst betroffen bzw. unmittelbar beteiligt sein, müssen Sie dies bitte von Anfang an mitteilen. Die Ombudsperson kann Ihre Identität vertraulich behandeln. Dies müssen Sie bei Kontaktaufnahme mitteilen.

Auch anonyme Meldungen sind möglich und werden berücksichtigt. Rückmeldungen und Mitteilungen, wie nachstehend beschrieben, sind bei anonymen Meldungen aufgrund der fehlenden Kontaktdaten allerdings nicht möglich.

2. Bitte berichten Sie in Ihrem Hinweis möglichst über alle Details der Angelegenheit und jeden verfügbaren Beweis.
3. Jeder gemeldete Hinweis, der sich auf einen Verstoß gemäß dieser Richtlinie bezieht, wird schriftlich bestätigt, damit Sie sicher sein können, dass dem Hinweis nachgegangen wird und Sie in angemessener Zeit eine Rückmeldung erhalten.
4. Die Ombudsperson sowie ggf. die intern zuständigen Stellen der BWMK-Gruppe befassen sich mit dem Hinweis und gehen jedem gemeldeten Verstoß unabhängig, objektiv und vertraulich nach. Jede Untersuchung oder sonstige Maßnahme findet objektiv ohne Ansehen der Position einer Person oder ihrer Beziehung, die sie zu BWMK hat, statt.
5. Eine erste Bewertung oder Klärung des gemeldeten Hinweises geschieht zeitnah nach dessen Meldung. Wie lange für die Bearbeitung benötigt wird, hängt davon ab, um welchen Verstoß es sich handelt und wie umfangreich und detailliert Ihre Hinweise und Beweise sind. Zu allererst wird eine Bewertung stattfinden, ob weitere Details und Informationen benötigt werden oder ob der gemeldete Verstoß auf Falschinformationen beruhen kann.
6. Nach erfolgter Bearbeitung des Hinweises berichtet die Ombudsperson vertraulich an die zuständigen Stellen der BWMK-Gruppe.
7. Je nach Einzelfall werden ggf. weitere Maßnahmen ergriffen. Das können zum Beispiel Verfahren auf Personalebene sein oder die Weitergabe an eine externe Behörde im Falle von Straftaten.
8. Die Vertraulichkeit über Ihre Identität wird grundsätzlich gewahrt. Es kann aber Informationen geben, die eine weitere Nachforschung notwendig machen (zum Beispiel bei Straftaten, die an die Behörden weitergegeben werden müssen). Dann kann es sein, dass Ihre Identität offengelegt werden muss. Dies erfolgt regelmäßig nur nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen und der Erläuterung, welche Auswirkungen dies auf die Vertraulichkeit haben kann.
9. Sie erhalten eine Mitteilung über den Abschluss des Vorgangs.

 

Bin ich als Hinweisgeber:in geschützt?

Hinweisgeber:innen sind geschützt!

Sie sind davor geschützt, dass Ihre Hinweise für Sie zu Benachteiligungen im Unternehmen führen. Hinweisgeber:innen, die ernst anzusehende Bedenken ehrlich und wahrheitsgemäß vorbringen und sich an die Ombudsperson wenden, dürfen keine Repressalien oder Nachteile in Bezug auf ihren Arbeitsplatz oder ihre Betreuungssituation erfahren. Dies gilt auch, wenn sich die Hinweise als unbegründet erweisen sollten.

Diese Zusicherung findet keine Anwendung, wenn eine Person einen Hinweis gibt, von dem sie weiß, dass er falsch ist. Dies trifft ebenfalls zu, wenn die hinweisgebende Person selbst in den Sachverhalt strafrechtlich verwickelt ist.

 

Worum geht es uns als BWMK-Gruppe?

Wir möchten, dass Sie uns helfen Missstände aufzudecken und Fehlverhalten zu erkennen.

Damit wir als BWMK-Gruppe die Personen schützen, die ehrlich und wahrheitsgemäß Hinweise geben, haben wir uns bewusst für eine externe Ombudsstelle entschieden.

Wir bitten Sie, dass Sie sowohl die Meldung selbst als auch die hierzu gegebenen Hinweise vertraulich behandeln.

 

Kontaktdaten Ombudsperson:

Kanzlei Seitz Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB

Frau Annika Hausmann (Telefonnummer: 0221 56960-530)

Herr Dr. Stephan Pötters (Telefonnummer: 0221 56960-525)

Email: ombudsperson-BWMK@seitzpartner.de

 

Datenschutzhinweis:

Personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Hinweises verarbeitet werden, werden solange gespeichert, wie dies für die Untersuchung des Hinweises erforderlich ist. Anschließend werden Hinweise in der Regel spätestens drei Monate nach Beendigung der Untersuchung gelöscht oder anonymisiert. Eine weitere Verarbeitung kann für eventuell sich daran anschließende rechtliche Verfahren, zur Beweissicherung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sein. Weitere Informationen erhalten Sie in der Datenschutzerklärung für Beschäftigte. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.